POLITYKA PRYWATNOŚCI CETLIN LAB

Data obowiązywania: 1 stycznia 2025 r.

1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Przykładamy dużą wagę do ochrony Twoich danych osobowych i dokonujemy tego zgodnie z zasadami określonymi w przepisach prawa polskiego, w tym z regulacjami Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych (RODO).

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

CETLIN LAB

ul. Sowińskiego 7/73

05-120 Legionowo

NIP: 5213455566

Nie powołaliśmy Inspektora Ochrony Danych, ale we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych możesz się z nami skontaktować:

• E-mail: kontakt@cetlin.pl
• Telefon: 514-068-771
• Adres korespondencyjny: jak wyżej

2. OGÓLNE ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Zobowiązujemy się dbać o to, by Twoje dane osobowe były:

• przetwarzane rzetelnie, zgodnie z prawem i w sposób przejrzysty
• zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach
• adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne
• prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane
• przechowywane przez okres nie dłuższy niż to konieczne
• przetwarzane w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo

3. RODZAJE PRZETWARZANYCH DANYCH

W związku ze świadczeniem usług automatyzacji i współpracą z naszą agencją możemy przetwarzać:

Dane kontaktowe:

• Imię i nazwisko
• Nazwa firmy
• Stanowisko
• Adres e-mail służbowy
• Numer telefonu służbowy
• Adres siedziby firmy

Dane biznesowe:

• NIP, REGON
• Dane do faktur
• Informacje o projektach i wdrożeniach
• Dane dostępowe do systemów (w zakresie niezbędnym do realizacji usług)

Dane uczestników szkoleń:

• Imię i nazwisko
• Stanowisko
• Poziom wiedzy technicznej
• Postępy w nauce

Dane techniczne:

• Adres IP
• Informacje o przeglądarce
• Dane z formularzy kontaktowych
• Historia korespondencji

4. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA

Realizacja usług (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

• Świadczenie usług automatyzacji, projektowania e-commerce, szkoleń i doradztwa
• Dane: kontaktowe, biznesowe, techniczne związane z projektem
• Okres: czas trwania umowy + okres gwarancyjny

Rozliczenia podatkowe i księgowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

• Wystawianie faktur, prowadzenie dokumentacji księgowej
• Dane: dane z faktur i umów
• Okres: 5 lat od końca roku podatkowego

Marketing bezpośredni do klientów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• Informowanie o nowych usługach, case studies, webinarach
• Prawo do sprzeciwu w każdej chwili
• Okres: do zgłoszenia sprzeciwu lub 3 lata od ostatniego kontaktu

Newsletter branżowy (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

• Wysyłka treści edukacyjnych o automatyzacji i e-commerce
• Dane: adres e-mail
• Okres: do wycofania zgody

Rekrutacja (art. 6 ust. 1 lit. a lub c RODO)

• Prowadzenie procesów rekrutacyjnych
• Dane: CV, list motywacyjny
• Okres: do zakończenia rekrutacji lub 12 miesięcy za zgodą

Portfolio i referencje (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• Prezentacja zrealizowanych projektów
• Dane: nazwa firmy, zakres projektu (bez danych wrażliwych)
• Wymaga zgody klienta

Obrona przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń
• Dokumentacja projektowa i korespondencja
• Okres: do przedawnienia roszczeń

5. ODBIORCY DANYCH

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane:

Dostawcom usług IT:

• Hosting strony i poczty e-mail
• Systemy CRM i zarządzania projektami
• Platformy do szkoleń online
• Narzędzia do automatyzacji (w zakresie niezbędnym)

Partnerom biznesowym:

• Podwykonawcy (za Twoją zgodą)
• Platformy marketplace (Allegro, Empik, Decathlon) - tylko dane niezbędne do wdrożenia

Dostawcom usług księgowych i prawnych:

• Biuro rachunkowe
• Kancelarie prawne

Operatorowi płatności:

• PayU S.A. - obsługa płatności online

Organom państwowym:

• Tylko gdy wynika to z przepisów prawa

6. PRZEKAZYWANIE DANYCH DO PAŃSTW TRZECICH

Niektóre z wykorzystywanych przez nas narzędzi (np. Google Workspace, narzędzia automatyzacji) mogą przechowywać dane poza EOG. W takich przypadkach zapewniamy:

• Stosowanie standardowych klauzul umownych
• Weryfikację odpowiedniego poziomu ochrony danych
• Informowanie o tym fakcie przed rozpoczęciem współpracy

7. TWOJE PRAWA

Prawo dostępu do danych

Możesz uzyskać informację o przetwarzanych danych oraz otrzymać ich kopię.

Prawo do sprostowania

Możesz żądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.

Prawo do usunięcia

W określonych przypadkach możesz żądać usunięcia swoich danych.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

Możesz żądać ograniczenia przetwarzania w określonych sytuacjach.

Prawo do przenoszenia danych

Dotyczy danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy.

Prawo sprzeciwu

Możesz sprzeciwić się przetwarzaniu w celach marketingowych.

Prawo do wycofania zgody

Nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem.

Prawo do skargi

Do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

8. PLIKI COOKIES I TECHNOLOGIE ŚLEDZĄCE

Wykorzystywane cookies:

Niezbędne:

• Formularze kontaktowe
• Zabezpieczenia strony

Analityczne:

• Google Analytics 4
• Analizy ruchu i zachowań użytkowników

Marketingowe:

• LinkedIn Insight Tag
• Facebook Pixel
• Google Ads

Zarządzanie cookies:

• Poprzez ustawienia przeglądarki
• Przez nasz panel zgód na stronie

9. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Stosujemy następujące zabezpieczenia:

• Szyfrowanie SSL/TLS na stronie
• Zabezpieczone serwery z regularnym backup
• Kontrola dostępu do systemów klienckich
• Umowy o zachowaniu poufności z pracownikami
• Procedury bezpieczeństwa przy pracy zdalnej
• Szyfrowanie wrażliwych danych projektowych

10. DANE Z SYSTEMÓW KLIENTÓW

Dostęp do systemów:

• Tylko w zakresie niezbędnym do realizacji usług
• Na podstawie upoważnień od klienta
• Z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa

Po zakończeniu projektu:

• Usuwamy wszystkie dane dostępowe
• Zachowujemy tylko dokumentację projektową
• Na życzenie przekazujemy pełną dokumentację

11. SZKOLENIA I WEBINARY

Szkolenia online:

• Nagrywanie tylko za zgodą uczestników
• Udostępnianie materiałów tylko uczestnikom
• Dane o postępach tylko dla celów certyfikacji

Materiały szkoleniowe:

• Dostępne przez ograniczony czas
• Chronione prawem autorskim
• Tylko do użytku uczestników

12. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

• Dane klientów: okres współpracy + 3 lata (roszczenia)
• Dokumenty księgowe: 5 lat od końca roku podatkowego
• Dokumentacja projektów: 5 lat od zakończenia (gwarancja + roszczenia)
• Dane marketingowe: do sprzeciwu lub 3 lata nieaktywności
• CV kandydatów: do 12 miesięcy za zgodą
• Nagrania szkoleń: 30 dni lub zgodnie z umową

13. PRAWA AUTORSKIE I KNOW-HOW

• Szanujemy poufność danych i procesów biznesowych klientów
• Stosujemy klauzule poufności w umowach
• Nie wykorzystujemy rozwiązań klientów bez zgody

14. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI

O istotnych zmianach informujemy:

• Komunikatem na stronie cetlin.pl
• E-mailem do aktywnych klientów
• Z 30-dniowym wyprzedzeniem

15. KONTAKT W SPRAWACH DANYCH OSOBOWYCH

Dedykowany kontakt RODO:

E-mail: kontakt@cetlin.pl

Temat: "RODO - Karol Cetlin"

Czas odpowiedzi:

• Potwierdzenie otrzymania: do 48h
• Pełna odpowiedź: do 30 dni

Adres korespondencyjny:

CETLIN LAB

ul. Sowińskiego 7/73

05-120 Legionowo

(z dopiskiem: "Ochrona danych")

Wersja dokumentu: 1.0

*Ostatnia aktualizacja: 1 stycznia 2025